Kaip valdyti viešųjų pirkimų ciklus?
Pirkimas reikalauja daug laiko ir yra brangus, tačiau taip pat, labai svarbus jūsų verslo sėkmei. Tai turėdami omenyje, turite išmokti efektyvesnio viešųjų pirkimų ciklo valdymo žingsnių. Pateikiame 5 efektyvius veiksmus, kurių pagalba, galite pagerinti pirkimų procesus, nei tai buvo ankščiau.
- Nurodykite poreikį ir tiekėją. Pirmasis viešųjų pirkimų ciklo žingsnis yra nustatyti, kokių produktų ar paslaugų reikia Jūsų įmonei. Šios prekės gali būti, tiek vidinės, tiek išorinės.
Vidinės prekės ar paslaugos gali apimti viską, ko reikia vykdyti verslui, o išorinės prekės ar paslaugos yra tos, kurias parduos jau jūsų verslas.
Šiame etape, turite nustatyti, kokių produktų ar paslaugų jums reikės, taip pat ir rūšį, kiekį bei terminą, iki kada jums jų reikės.
- Apsvarstykite socialinę atsakomybę. Šiandien vartotojai rimčiau žiūri į socialinę atsakomybę. Jie nori žinoti, kad produktai ir paslaugos, į kuriuos jie investuoja, gali pakeisti pasaulį.
Bet tai svarbu ne tik patenkinant klientų poreikius. Kai įmonės investuoja į aukštos kokybės ir atsakingai gaunamus produktus, jos taip pat, sukuria erdvę, kurioje žmonės nori dirbti.
- Šaltinio pasirinkimas ir derėjimasis dėl kainų bei sąlygų. Įsigiję tinkamą produktą ar paslaugą, turite tartis dėl savo sutarties sąlygų.
Šiame pirkimo ciklo etape, turite ištirti kiekvieną galimą variantą, kad surastumėte geriausią kainą ir sąlygas.
Susikurkite savo trijų mėgstamiausių tiekėjų sąrašą ir paprašykite visos susijusios produkto ar paslaugos informacijos.
Kol naudojatės pateiktu produktu ar paslauga, būsimus santykius nustatykite įvertinę:
- Medžiagos ar paslaugos atlikimą;
- Baigimo laiką;
- Sutarties pratęsima;
- Būsimų užsakymų sąlygas.
- Pasinaudokite sutarčių valdymu. Priklausomai nuo jūsų įmonės dydžio, galite turėti dešimtis skirtingų tiekėjų. Tai reiškia, kad kiekvienam iš jų, reikia pereiti naują viešųjų pirkimų etapą.
Užuot kartoję tuos pačius procesus, galite sukurti sutarčių valdymo sistemą. Tai turėtų apimti standartinius šablonus, siekiant pagerinti produktyvumą.
Naudodami standartinius šablonus, sumažinsite klaidų darymo riziką. Tai taip pat užtikrins, kad nepamirštumėte kažko paminėti bendraudami su naujais tiekėjais. Šie dokumentai, padės atitikti Jūsų įmonės standartus.
- Automatizuokite pirkimų ciklą. Pirkimas užtrunka ir gali brangiai kainuoti, ypač, jeigu procesą vykdote rankiniu būdu.
Norėdami rasti geriausią tiekėją, turėtumėte naudoti atitinkamus automatizacijos įrankius. Tai lengvai galite padaryti, į pagalbą pasitelkę viešųjų pirkimų įrankius (nuoroda). Tokios pirkimų automatizacijos priemonės gali padėti supaprastinti pirkimo procesą palengvinant sutarčių sudarymą. Tai labai sutaupo laiko, jums daugiausiai pastangų reikia įdėti į stebėjimą.
Planuokite savo pirkimus atsakingai. Jei to nedarysite – eikvosite laiką ir pinigus.
